סוף שנה, תחילת שנה זמן נהדר לשיחות עם עובדים, כלומר אם לא עשיתם זאת עד עכשיו או בשוטף זו הזדמנות נהדרת למסד מנהג חדש או לשכלל את הקיים.
בכל מקרה, רוב המנהלים מגיעים בתחושה שבשיחה שכזו הם אומרים לעובד כלומר נואמים מה היה, מה יהיה וגם "נותנים לו בראש" אם צריך.
אני מגיעה מגישה קצת שונה שבה המנהלים בעיקר מובילים את השיחה כדיאלוג ולא כמונולוג. מספר כללים ישימים למנהלים שמתאימים כמעט לכל שיחה עם עובדים:
1. תכנון /הכנה 1.1 מה מטרת השיחה מבחינתכם? מטרת השיחה תקבע את ההמשך, ההתנהלות וכל המבנה. 1.2 מה אתם כבר יודעים על העובד?
איזה פרטים חשוב שתשלימו עצמאית ממשאבי אנוש? 1.2 מה תרצו ללמוד על העובד מהשיחה?
1.3 מה המסר שתרצו להעביר בשיחה?
1.4 בזימון ביומן תרשמו מהי מטרת השיחה והאם יש משהו שהעובד צריך להכין
לקראת השיחה (לדוגמא: רשימת פרויקטים וסטטוס התקדמות).
1.5 אל תדחו שיחה שנקבעה עם עובד ואם אתם חייבים לדחות אל תדחו ביומן
בלבד. תדברו עם העובד ותתקשרו לו את סיבת הדחיה/שינוי המועד.
2. השיחה עצמה 2.1 להקשיב, להקשיב, להקשיב. הקשבה היא עוצמה.
ככל שתקשיבו לעובד (ולא לעצמכם) כך תקבלו יותר מידע והבנה על העובד, מטרותיו, ההקשר הרחב בו הוא נמצא בסביבת העבודה ובחייו.
בנוסף העובד ירגיש שהוא חשוב ושיש חשיבות לדבריו, כך הוא גם יבחר לשתף בדברים שבעבר יתכן ונמנע מהם ויכולים לתת לכם ערך מוסף רב.
הקשבה היא בסיס חזק לבניה ויצירת יחסי אמון ביניכם לבין העובדים.
2.2 תכינו מראש 3-5 שאלות שחשוב לכם לקבל עליהן תשובה. תשאלו שאלות מקדמות, מכוונות ופתוחות שמתחילות ב: "מה", "איך", "כיצד". שאילת שאלות היא מיומנות בפני עצמה.
2.3 תפרגנו, תחמיאו, תשבחו באופן אותנטי ומדוייק.
לומר נפלא, שאפו, כל הכבוד זה נחמד אך ממש לא מספק ובטח לא בזמן
שיחה אישית 1:1. (להרחבה)
2.4 תתמקדו בעובד ולא במיילים, טלפון נייד והפרעות אחרות.
תהיו נוכחים ב- 200%. בזמן השיחה תכתבו נקודות חשובות שהעובד אומר וגם כאלה שפחות. אל תתעסקו בכתיבה עצמה אלא תמצאו את הדרך לכתוב בנקודות.
ואם הבטחתם לבדוק תסמנו כוכבית ויעד לטיפול.
2.5 תבואו בטוב. תשימו לרגע אחד את השיפוטיות, ה"לתת בראש" בצד.
2.6 אל תבטיחו הבטחות שאת עלולים לא לקיים או שתלויות בגורמים נוספים.
2.7 תסכמו את השיחה, לדוגמא: "תודה לך על השיתוף, הנושאים יבדקו" ואם יש צורך תקבעו מראש מועד להמשך.
3. סיום
3.1 תעברו על הנקודות מהשיחה ותסמנו :
מה למדתם מהשיחה על העובד, המח' והחברה?
מה הפתיע אתכם?
מהם הנקודות שעליכם לבדוק ולחזור לעובד?
איזה מידע חסר לכם?
מה למדתם מהשיחה על עצמכם?
3.2 תנו לעצמכם משוב:
מה עליכם לשפר בשיחה הבאה?
מי דיבר רוב הזמן?
מה היתה תגובת העובד?
איזה הדים יש לשיחה במה המחלקתית אם בכלל?
מה הייתם עושים אחרת? האם מטרת השיחה הושגה? במידה ולא מה השתבש? במידה וכן, מה עבד לכם?
ואם אתם זקוקים לחידוד, התאמה של השיחה לצרכים שלכם בין אם אתם מנהלים או עובדים - דברו איתי.
